LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Uno de los ingredientes que a menudo encontramos en aquellas personas que nos consultan por problemáticas de estrés, es una gestión del tiempo mal administrada. Mucho se ha escrito sobre la gestión del tiempo....sabemos que nuestro trabajo conlleva un sinfín de responsabilidades y tareas, y que muchas veces se nos amontona el trabajo, generando una sensación de necesidad de más horas y de falta de vida personal. Queremos presentaros un abordaje de la productividad y el éxito personal enraizada en la gestión del tiempo que nos ha parecido muy interesante: se trata de la Teoría de Pareto. Vilfredo Pareto era un economista italiano que formuló esta teoría en el 1895 y que observó que en la sociedad había “pocos de mucho”, es decir había un 20% aproximado de personas que abarcaban el 80% del poder político y económico, y “muchos de poco”, que englobaban el resto de la población, es decir un 80% aproximado de personas  que compartía el 20% restante de la riqueza y tenía poca influencia política. Este principio, es aplicable a muchos contextos y ayuda a promover el éxito en cualquier tarea.

El 20% de tus actividades producirán el 80% de tus resultados, mientras que el 80% (la gran mayoría) sólo te representarán el 20% de tus resultados.

Esto quiere decir que si tienes una lista de 10 cosas para hacer, 2 de ellas serán igual o más valiosas que los 8 asuntos restantes. Por ejemplo, quizás dedicar una hora a realizar llamadas a clientes puede resultar mucho más valiosa (producir más resultados) que pasar 4 horas haciendo la contabilidad.

¿Cómo aumentar tu productividad?

-          Identifica ese 20% de tus actividades que producen el 80% de tus resultados importantes, y concéntrate en ellas. Escríbelas en un papel.

-          Identifica el 80% restante, es decir aquellas tareas de menor importancia que no produzcan tantos resultados. Escríbelas en un papel.

-          Al empezar tu día, planifícate: no priorices por el  80% de las tareas de menor importancia hasta que hayas atendido al 20% crítico. Aunque ese 20% a menudo implique las tareas más difíciles, su "tasa de rendimiento" es muy alta, y por tanto una clave para el éxito.

-          Antes de comenzar a trabajar, siempre pregúntate: "Esta tarea es del 20% o del 80%?"

¿Cuáles son los factores principales que dificultan la gestión del tiempo?

•       Objetivos y prioridades no definidos (no planificar). Cuando no planificamos pasamos horas haciendo cosas que aportan poco y nos dejamos lo realmente importante para el final, aumentando nuestro nivel de estrés.

•    Desorganización: desorden, no archivar mails…¿Cuánto tiempo invertimos en encontrar cosas por no haberlas guardado bien?

•          No delegar. A menudo la desconfianza, el perfeccionismo y la autoexigencia inciden en que a algunas personas les cueste delegar, asumiendo de forma innecesaria mucho más trabajo del que ya les toca…y eso consume tiempo.

•      No limitar el tiempo de las reuniones. A menudo se dedica demasiado tiempo en las reuniones a hablar sobre temas irrelevantes que no aportan mucho al trabajo. No programar ni delimitar los contenidos de las reuniones puede incidir en desaprovechar mucho tiempo útil.

•     Falta de organización en asuntos personales y profesionales. No llevar una buena organización implicará ir siempre con prisas, con sensación de llegar tarde a todos los sitios y con sensación de poco control sobre la propia vida.

•   Interrupciones/distracciones. Cuando están presentes es muy fácil sucumbir a ellas, en especial si  tenemos que enfrentarnos a una tarea que nos resulte difícil o pesada; ello incidirá en que probablemente posterguemos la tarea y nos encontremos a última hora corriendo con una nivel de estrés elevado.

•          No saber decir “NO”, no poner límites. Cuando no pones límites atiendes demandas externas que quizás no son tan importantes y desatiendes aquello que estás haciendo, por tanto teniendo que invertir más tiempo que te podrías haber ahorrado.

•       Estrés y cansancio. Des del estrés y el cansancio la productividad baja en picado. Cuantas veces te has encontrado delante de la tarea, pero ausente por no poder absorber ni un poco de información más? Es importante que aunque tengas mucho trabajo, descanses cada hora y media para airearte y volver a cargar las pilas.

Si a pesar de tener en cuenta estas pautas ves que sigues necesitando ayuda con tu nivel de estrés, no dudes en contactar con nosotros.

Para más información:
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